İŞLERİ NASIL YOLUNA KOYACAĞIM?

Kaostan Sisteme: Patronlar İçin Derinlemesine Yol Haritası

1. Bu cümleyi kurduysanız, bilin ki yalnız değilsiniz

“İşleri nasıl yoluna koyacağım?”

Bu cümleyi kuran kişiler genellikle: İşine hâkim ama sistemine hâkim değildir. Çok çalışır ama sonuçlardan memnun değildir. Ekibini sever ama yönetmekte zorlanır. Ciro yapar ama para biriktiremez.

Çoğu zaman da sorun dışarıda değildir. Sorun, şirketin taşıdığı görünmeyen yüklerdir. Net olmayan roller, belirsiz sorumluluklar, yazılı olmayan süreçler, ölçülmeyen performans, takip edilmeyen finans vb. Asla unutmayın ki şirketler kendiliğinden düzelmez. Ama kendiliğinden çok güzel bir şekilde düzensizleşir.

2. Şirketler Neden Yoldan Çıkar?

Bir şirketin kaosa sürüklenmesi ani değildir. Sistematik bir çöküş vardır ve büyüme yanılgısı yaşanır. Birçok patron büyüdüğünü sanır çünkü, personel sayısı artmıştır, ciro yükselmiştir, ofis genişlemiştir. Ama gerçekte olan farklıdır. Marj düşmüştür, borç artmıştır ve patronun yükü ağırlaşmıştır. İşte bu tam olarak genişlemedir. Büyüme değildir.

Yapı artık patron merkelzli çalışır. Şirketin kalbi tek bir kişide atıyorsa risk vardır. Aşağıdaki sorulara dürüst cevap verin:

Ben olmadan 1 hafta iş yürür mü?

Ben şehir dışına çıksam tahsilat aksar mı?

Kritik kararlar sadece bende mi?

Eğer cevap “Evet” ise sistem yoktur.

3. Vaka 1: İnşaat Şirketinde Kontrolsüz Büyüme

10 şantiyesi olan bir inşaat firması düşünün. Sorunlar da:

Taşeron hakedişleri geç hazırlanıyor

SGK ve vergi evrakları eksik

İşveren hakedişleri gecikiyor

Nakit akışı bozuluyor

Patron haftada 70 saat çalışıyor

Ciro artıyor ama stres patlıyor.

Teşhis :

Teknik ofis süreçleri yazılı değil

Hakediş kontrol checklisti yok

Sorumluluk matrisi yok

Şantiyeler arası standart yok

Müdahale :

Hakediş akış şeması çıkarıldı

Zorunlu evrak checklisti oluşturuldu

Şantiye KPI’ları belirlendi

Haftalık teknik koordinasyon toplantısı başlatıldı

Nakit akış dashboard kuruldu

Sonuç :

90 gün içinde:

Hakediş süresi %35 kısaldı

Nakit akışı düzeldi

Patron operasyonel yükten çıktı

Sorun insan değildi. Süreç yoktu.

4. İşleri Yoluna Koymanın Bilimsel Çerçevesi

Şirket yönetimi 4 temel disipline dayanır:

Organizasyonel netlik

Süreç disiplini

Performans ölçümü

Finansal kontrol

Bu dört ayak zayıfsa yapı çöker.

Organizasyonel Netlik

Netlik şu sorularla başlar:

Kim ne iş yapar?

Kimden kime rapor verilir?

Hangi karar seviyede alınır?

Kim neye imza atar?

Bir şirkette belirsizlik varsa enerji iç çatışmaya gider.

Süreç Disiplini

Her kritik süreç yazılı olmalıdır:

Satın alma

Satış

Tahsilat

İnsan kaynakları

Proje yönetimi

Risk yönetimi

Süreç yazmak bürokrasi değildir.

Süreç yazmak tekrar eden hatayı engellemektir.

Performans Ölçümü

Performans ölçülmezse:

Çalışan iyi mi kötü mü bilinmez

Bölüm hedefi var mı yok mu belli olmaz

Patron hisle yönetir

Her bölüm için 3–5 KPI yeterlidir.

Fazlası karmaşa üretir.

Finansal Kontrol

En büyük hata:

“Muhasebe bakıyor zaten.”

Muhasebe geçmişi gösterir.

Yönetim geleceği planlar.

Kontrol edilmesi gerekenler:

Brüt kar marjı

Net kar

Proje bazlı karlılık

Nakit akışı

Borçluluk oranı

5. Aile Şirketinde Yetki Kaosu

Mobilya üretimi yapan bir aile şirketi hayal edin. Sorun:

Baba patron her işe karışıyor

Oğul üretimi yönetiyor ama yetkisi net değil

Muhasebe rapor vermiyor

Satış departmanı tahsilat yapamıyor

Sürekli iç gerilim var.

Teşhis :

Yetki devri yok

Organizasyon yazılı değil

Hedefler net değil

Müdahale

Yazılı organizasyon şeması

Yetki & sorumluluk matrisi

Aylık performans raporu

Aile dışı profesyonel yönetici

Sonuç : 6 ay sonra

Patron stratejiye geçti

Üretim planlama düzeldi

Tahsilat oranı arttı

Sorun aile değildi. Yine sistem yoktu.

6. 90 Günlük Derin Yol Haritası

Aşama 1: Teşhis (0–30 Gün)

Organizasyon analizi

Süreç haritalama

Finansal tablo inceleme

Risk analizi

Personel yetkinlik değerlendirmesi

Amaç: Gerçek tabloyu görmek.

Aşama 2: Yapı Kurma (30–60 Gün)

Görev tanımları yazılır

Süreçler standardize edilir

KPI’lar belirlenir

Raporlama sistemi kurulur

İç kontrol başlatılır

Aşama 3: Disiplin & Kültür (60–90 Gün)

Haftalık yönetim toplantısı

Aylık performans sunumu

Denetim mekanizması

Yetki devri uygulaması

7. En Zor Kısım: Patronun Değişmesi

Sistem kurmak teknik iştir. Zor olan psikolojiktir. Patron şunları bırakmalıdır:

Her işe müdahale etmeyi

Anlık karar vermeyi

Duygusal yönetmeyi

“Bensiz olmaz” inancını

Şirketi büyütmek için patron küçülmelidir. Operasyondan çekilmeli, stratejiye geçmelidir.

8. Vaka 3: Danışmansız Deneme

Bir şirket tüm dokümanları yazdı. Ama 6 ay sonra her şey eski haline döndü. Neden?

Çünkü:

Takip yoktu

Denetim yoktu

KPI toplantısı yapılmadı

Patron disiplini bırakmıştı

Sistem kurmak yetmez.

Sürdürmek gerekir.

9. İşleri Yoluna Koymak Cesaret İster

Gerçek şu: Sorunları görmek cesaret ister. Profesyonel yardım almak ego kırar. Yetki devretmek güven ister.

Ama sonucunda da :

Daha az stres

Daha net yapı

Daha yüksek kârlılık

Daha sürdürülebilir büyüme

10. Sık Sorulan Derin Sorular

Küçük işletmede kurumsallaşma olur mu? Olur. Kurumsallaşma büyüklük değil sistemdir. Danışman şart mıdır? Yüzde yüz şarttır diyemeyiz. Ama dış göz kör noktaları gösterir. Danışmanla çok daha hızlı işleri yoluna koyarsınız. Temel yapı 90 günde kurulur. Kültür 1–2 yılda oturur.

İşleri yoluna koymak istiyorsanız, önce sistemi kurun, sonra disiplini uygulayın, ölçün ve denetleyin.

Kaos kendiliğinden oluşur. Düzen bilinçli inşa edilir.