ŞİRKET İÇİ DÜZEN NASIL SAĞLANIR?

Dağınıklıktan Sisteme, Kaostan Kontrole Giden Yol

Düzen Arayan Şirketler Tesadüf Değildir.Şirket içi düzen nasıl sağlanır

Bir şirketin içinde yaşanan dağınıklık, karmaşa, kontrolsüzlük ve sürekli tekrar eden sorunlar çoğu zaman yanlış yerde aranır.Patronlar, yöneticiler ve ekip liderleri ilk refleks olarak şu cümleleri kurar:

“Çalışanlar ilgisiz.”“Kimse sorumluluk almıyor.”“Ben olmasam işler yürümüyor.”“Herkes kendi kafasına göre takılıyor.”

Oysa sahada yıllardır net şekilde gördüğümüz bir gerçek vardır:Şirket içi düzensizliğin temel nedeni insanlar değil, sistemsizliktir.

Bu kitap-formatlı rehber, şirket içi düzenin ne olduğunu, neden bozulduğunu ve nasıl kalıcı şekilde kurulabileceğini adım adım, kavram karmaşası yaratmadan, teoriden kopmadan ama tamamen uygulanabilir şekilde anlatmak için hazırlandı.

Eğer bir şirkette:

• Her iş dönüp dolaşıp size geliyorsa

• Aynı konular defalarca konuşuluyor ama çözülmüyorsa

• İşler kişilerle yürüyorsa, sistemle değilse

• Kontrol sizdeymiş gibi görünse de aslında kayıyorsa

Bu metin tam olarak sizin için yazıldı.

Bölüm 1: Şirket İçi Düzen Nedir? (Yanlış Bilinenler)

Düzen = Sessizlik Değildir

Birçok yönetici şirket içi düzeni, herkesin sessizce çalışması, kimsenin sorun çıkarmaması ve işlerin görünürde yürümesi olarak algılar.Bu büyük bir yanılgıdır.

Düzen, sorun çıkmaması değil; sorun çıktığında ne yapılacağının belli olmasıdır.

Düzen;

• herkesin mutlu olması değil,

• herkesin neyi, ne zaman, nasıl yapacağını bilmesidir.

Düzen = Kontrol Takıntısı Değildir

Bazı şirketlerde düzen denilince akla aşırı kontrol, mikro yönetim ve sürekli rapor talebi gelir.Bu yaklaşım kısa vadede bir “düzen hissi” yaratır ama orta vadede:

• çalışanları yorar

• yöneticiyi darboğaza sokar

• sürdürülebilirliği bitirir

Gerçek düzen; kişilere değil sisteme güvenmekle kurulur.

Bölüm 2: Şirket İçi Düzen Neden Bozulur?

1. Büyüme Kontrolsüzdür

Birçok şirket küçükken doğal reflekslerle çalışır.Patron her şeyi bilir, herkes her işi yapar, kararlar hızlıdır.

Ancak şirket büyürken aynı refleksler devam ederse:

• görevler netleşmez

• yetki belirsizleşir

• sorumluluk havada kalır

Ve düzen bozulur.

2. “Ali Biliyor” Sistemi

Şirketlerde sıkça rastlanan gizli sistem şudur:

“Ali biliyor, Ayşe halleder, Mehmet bakar.”

Bu bir sistem değildir.Bu, kurumsal hafızanın kişilere teslim edilmesidir.

Ali ayrıldığında sadece bir çalışan değil, bir sistem çöker.

3. Yetki Var, Sorumluluk Yok (Ya Da Tam Tersi)

Düzensizliğin en tehlikeli nedenlerinden biri:

• yetki verilmeden sorumluluk yüklemek

• sorumluluk vermeden yetki dağıtmak

Bu dengesizlik şirket içi çatışmanın ana kaynağıdır.

4. Ölçüm Yoksa Algı Vardır

Performans ölçülmeyen yerde:

• kimin iyi çalıştığı tartışılır

• kimin yavaş olduğu konuşulur

• kimin yük çektiği belirsiz kalır

Ve düzen yerini dedikoduya bırakır.

Bölüm 3: Şirket İçi Düzenin 5 Temel Taşı

Şirket içi düzen rastgele kurulmaz.Her sektörde, her ölçekte geçerli 5 temel yapı taşı vardır.

1️⃣ Netlik: Kimin Ne Yaptığı Bellidir

Düzenin başladığı yer netliktir.

Bir şirkette şu sorulara herkes aynı cevabı veremiyorsa:

• Bu iş kimin sorumluluğunda?

• Kim karar verir?

• Kim uygular?

• Kim kontrol eder?

Orada düzen yoktur.

Görev Tanımları Olmadan Düzen Olmaz

Görev tanımı demek;“şunu yap, bunu yap” listesi değildir.

İyi bir görev tanımı şunları içerir:

• Görevin amacı

• Yetki sınırları

• Sorumluluk alanları

• Bağlı olduğu pozisyon

• Raporlama ilişkisi

2️⃣ Yetki – Sorumluluk Dengesi

Şirket içi düzenin bozulduğu nokta genellikle şudur:

“Ben sorumluyum ama karar veremiyorum.”

Ya da tam tersi:

“Karar veriyorum ama sonuçtan ben sorumlu değilim.”

Bu durum;

• çalışanı pasif yapar

• yöneticiyi yalnızlaştırır

• patronu her işe dahil eder

Gerçek düzen, yetki ile sorumluluğun aynı elde buluşmasıyla sağlanır.

3️⃣ Süreçler: İşler Kafaya Göre Değil, Yola Göre Yürür

Süreç; bir işin başlangıcından bitişine kadar izlediği standart yoldur. şirket içi düzen nasıl sağlanır

Eğer bir iş:

• her seferinde farklı yapılıyorsa

• kişiye göre değişiyorsa

• “duruma göre” ilerliyorsa

O iş kontrol edilemez.

Yazılı Süreçler Şirketi Rahatlatır

Süreçlerin yazılı olması:

• yaratıcılığı öldürmez

• insanı robotlaştırmaz

Aksine, kaosu azaltır, enerjiyi verimli kullanır.

4️⃣ Ölçüm ve Takip (KPI Olmadan Düzen Olmaz)

Ölçüm yoksa:

• yöneticiler hisleriyle karar verir

• çalışanlar kendini anlatmaya çalışır

• çatışmalar kişiselleşir

Bu yüzden düzenli şirketler:

• neyi ölçeceğini bilir

• az ama doğru KPI seçer

• sonuçları şeffaf izler

Ölçümün amacı baskı değil, iyileştirmedir.

5️⃣ Kontrol ve Denetim: Düzen Korunur

Düzen bir kere kurulur ve bırakılırsa bozulur.

Bu yüzden:

• periyodik kontroller

• iç denetimler

• geri bildirim mekanizmaları

şirket içi düzenin sigortasıdır.

Denetim, ceza aracı değil;erken uyarı sistemidir.

Bölüm 4: Şirket İçi Düzen Nasıl Kurulur? (Adım Adım)

Adım 1: Mevcut Durumu Kabul Et

İlk ve en zor adım budur.

“Bizde aslında sorun yok” cümlesi, düzenin en büyük düşmanıdır.

Gerçek sorular şunlar olmalı:

• İşler kim olunca aksıyor?

• En çok hangi konular tartışma yaratıyor?

• Hangi kararlar hep gecikiyor?

Adım 2: Organizasyon Yapısını Netleştir

Organizasyon şeması bir formalite değil, düzen haritasıdır.

• Kim kime bağlı?

• Kim kimi yönetir?

• Kim kimden rapor alır?

Bu netlik sağlanmadan düzen kurulamaz.

Adım 3: Kritik Süreçleri Tanımla

Her şeyi değil, kritik olanları baştan yaz.

Örnek kritik süreçler:

• Satın alma

• İnsan kaynakları

• Proje yönetimi

• Finans / ödeme

• Kalite / kontrol

Adım 4: Performansı Görünür Kıl

Performans konuşulmaz, gösterilir.

Basit tablolar, net göstergeler, düzenli raporlar;kişisel tartışmaları bitirir.

Adım 5: Kontrol Mekanizmasını Kur

• Kim, neyi, ne sıklıkla kontrol eder?

• Kontrol sonucu ne olur?

• Hangi aksiyon alınır?

Bu soruların cevabı yoksa düzen korunamaz.

Bölüm 5: Patron ve Üst Yönetim İçin Gerçekler

Şirket içi düzen çoğu zaman tepeden başlar.

Eğer patron:

• her işe karışıyorsa

• yetki veremiyorsa

• hataya tahammül edemiyorsa

en iyi sistem bile işlemez.

Düzen kurmak, kontrolü kaybetmek değil;kontrolü sistemle paylaşmaktır.

Bölüm 6: En Sık Yapılan 7 Hata

1. Her şeyi yazmaya çalışmak

2. Sadece kağıt üzerinde düzen kurmak

3. Yetki verip destek olmamak

4. KPI’ları ceza aracı yapmak

5. Denetimi korku unsuru haline getirmek

6. Eğitimsiz sistem kurmak

7. Sabırsız olmak

Düzen, zaman ister.Ama kurulduğunda yükü dramatik şekilde azaltır.

Düzen Lüks Değil, İhtiyaçtır

Şirket içi düzen:

• sadece büyük firmaların işi değildir

• sadece ISO alanların konusu değildir

• sadece danışmanlık projelerine ait değildir

Düzen;büyümek isteyen, yorulmak istemeyen, kontrolü kaybetmekten korkan her şirket için zorunluluktur.

Unutulmaması gereken en net cümle şudur:İnsanlar gider, sistemler kalır. Düzen kuran şirket ayakta kalır.